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Grandes websites, Intranets e Portais Corporativos não podem existir sem um bom gerenciador de conteúdos (também conhecido como content management system ou CMS). A função de um bom gerenciador de conteúdos é dar poder aos usuários de negócio para que possam criar páginas, seções e atualizar conteúdos de um website, portal ou Intranet, sem depender da equipe de tecnologia. Um bom gerenciador de conteúdos deve oferecer um ambiente amigável para gerenciar os conteúdos, um bom editor de textos.

Deve oferecer também a possibilidades de publicar páginas diretamente ou através de um sistema de workflow (fluxo de publicação de conteúdo), um sistema de controle de versão, possibilidade de criação visual de templates, uma ferramenta de busca para indexar os conteúdos, páginas e documentos, dentre outros.
Um sistema de gerenciamento de conteúdo quando bom e bem utilizado, além de reduzir custos, reduz também o tempo de preparação, criação e publicação de conteúdos. Dá liberdade para a equipe de marketing, comunicação ou recursos humanos (RH) gerenciar seu portal com total flexibilidade e aumentar e melhorar a experiência dos usuários com recursos de web 2.0.
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