GERENCIADOR DE DOCUMENTOS
O Navita Portal possui um módulo para gerenciamento de documentos que pode ser usado para centralizar todos os documentos da sua empresa, controlando versão e aumentando a produtividade da sua equipe. Esses sistemas também são conhecidos como GEDs ou Gerenciadores Eletrônicos de Documentos. Documentos centralizados e catalogados podem ser facilmente encontrados, facilitando a sua reutilização.
Toda vez que um documento é encontrado, pode ser utilizado e atualizado, voltando ao repositório central novamente, permitindo novos e maiores ganhos. E não precisa-se perder o histórico, pois um sistema de controle de versões permite que as diversas versões sejam armazenadas e possam ser recuperadas ou restauradas com poucos cliques.
Documentos são considerados arquivos de diversos formatos, sejam eles da família MS Office ou formatos PDF, texto ou mesmo imagens.
Check in e check out de documentos é o termo utilizado para “desbloquear” e “bloquear” um documento. Por exemplo, ao encontrar um arquivo, um usuário pode baixá-lo para seu computador, bloqueá-lo (check out) e realizar todas as adaptações necessárias antes de enviá-lo para o portal de documentos novamente e realizar o check in, liberando-o para que outros usuários façam o mesmo.
A categorização de documentos é outra funcionalidade importante para um gerenciador de documentos. Dessa forma os usuários podem encontrar seus arquivos através de buscas (o software de busca e indexação também é importante para esse tipo de projeto) ou através da navegação por categorias.
Como qualquer projeto, um GED ou gerenciador eletrônico de documentos, tem que ser muito bem planejado para permitir a maior produtividade e efetividade no gerenciamento de documentos. O repositório central de documentos também tem que ser bem planejado para facilitar a busca de documentos.
O Navita Portal é o software ideal para a criação de um portal de documentos, intranet, e demais projetos que podem, juntos, formar o seu portal corporativo.
Conheça as soluções da Navita para desenvolvimento de Intranets:
Navita Portal - Ferramenta para Portais Corporativos e Criação de Intranets
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A Navita oferece a solução completa para todo o ciclo de vida um portal, partindo do planejamento, dimensionamento de infra-estrutura, implementação de tecnologia, elaboração de design e arquitetura da informação, posicionamento em mecanismos de busca, suporte a infra-estrutura e manutenção evolutiva dos projetos, através de equipe própria e sua rede de parceiros.
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